まず結論
スケジュール管理の目的は、予定をきれいに並べることではなく、約束した時間に必要な仕事を終えられる状態を作ることです。
会議、締切、作業時間、確認待ちを別々に管理していると、抜け漏れが起きやすくなります。まずは「時間に関わるもの」を一か所に集めることから始めます。
管理するもの
仕事で管理したい時間は、大きく4つあります。
- 会議や面談など、時間が固定されている予定
- 提出日や回答期限など、守るべき締切
- 資料作成や調査など、自分で確保する作業時間
- 相手の確認待ちやリマインド日
締切だけをTODOリストに書いていても、その作業に必要な時間がカレンダーに確保されていないと、当日になって詰まります。
カレンダーの使い方
カレンダーには、会議だけでなく、作業時間も入れます。
作業時間をブロックする
「資料作成 10:00-11:30」のように、作業時間を予定として置きます。これにより、その時間に別の予定を入れすぎないようにできます。
作業時間は、最初から正確に見積もれなくてかまいません。実際にかかった時間を見ながら、次の見積もりを少しずつ直します。
締切の前に確認日を置く
提出期限が金曜日なら、木曜日に確認日を置きます。上司や関係者に見てもらう時間が必要な仕事では、提出日だけでなく、レビュー依頼日も管理します。
ミーティング調整の基本
会議を調整するときは、候補日時を出すだけでなく、目的と所要時間も添えます。
A社提案資料の方向性確認で30分お時間ください。
候補は火曜10:00、火曜15:00、水曜11:00です。目的と所要時間があると、相手は優先度を判断しやすくなります。
よくある失敗
- 締切だけを覚えていて、作業時間を確保していない
- 確認待ちのリマインド日を置いていない
- 会議が詰まりすぎて、作業する時間がなくなる
- 予定変更をTODO側に反映しない
スケジュール管理は、カレンダーとTODOを行き来しながら更新するものです。一度作って終わりではありません。
次にやること
今日のTODOを見て、30分以上かかりそうなものをカレンダーに入れてください。次に、誰かの確認が必要なものには、レビュー依頼日とリマインド日を置きます。